Spedytor zajmujący się regularną obsługą dostaw zawsze powinien być odpowiednio wybrany. Jego umiejętności i doświadczenie mają kluczowe znaczenie dla terminowości, kosztów i ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Firma spedycyjna nie powinna być jednak oceniana wyłącznie przez pryzmat ceny i czasu realizacji jednorazowych zleceń. Na jakość obsługi wpływa odpowiednia komunikacja, powtarzalność procesów, przejrzystość rozliczeń oraz możliwość dopasowania zadań do zmiennych potrzeb firmy.
Dopasowanie obsługi do specyfiki dostaw
Podstawę przy wyborze firmy spedycyjnej stanowi analiza rodzaju i częstotliwości wysyłek, a także ustalenie wymaganych terminów oraz docelowych kierunków dostaw. Potrzeby podmiotów sprowadzających i rozsyłających towar mogą znacząco się różnić. Spedytor powinien umożliwić obsługę zarówno powtarzalnych zleceń, jak i transportu bardziej nietypowego, pilnego czy wymagającego dodatkowej dokumentacji. Zakres oferty musi odpowiadać rzeczywistym procesom klienta, dlatego warto wybrać firmę zapewniającą kompleksową ofertę – odbiór od nadawcy, przeładunki, magazynowanie, odprawę celną czy finalna dostawę pod wskazany wcześniej adres.
Jasna wycena i przejrzyste rozliczenia
Stawka za przewóz jest bardzo istotna, ale nie powinna być jedynym i ostatecznym kryterium wyboru. Oferta firmy musi jasno przedstawiać elementy obejmowane przez cenę oraz wskazywać sytuacje, które mogą wygenerować dopłaty. Z reguły dotyczy to np. zmiany terminu, postojów, dodatkowych operacji magazynowych, skomplikowanego załadunku czy korekty dokumentów. Warto sprawdzić sposób, w jaki wyceniane są opłaty drogowe, paliwowe, terminalowe czy portowa. W przypadku stałych zleceń, przydatne jest uzgodnienie reguł indeksacji stawek oraz aktualizacja cennika. Budżet logistyczny można dzięki temu zaplanować w oparciu o przewidywalne zasady, co niweluje konieczność ustalania składników rachunku za każdym razem po zrealizowaniu transportu.
Komunikacja i bezpieczeństwo
Istotne znaczenie we współpracy z firmą spedycyjną ma sposób przekazywania informacji. Klient powinien mieć świadomość, kto realizuje zlecenie, kiedy wysłane zostanie potwierdzenie rezerwacji, jak sprawdzić status przesyłki oraz jak wyglądają procedury w razie opóźnienia. Spedytor musi też starannie dopasować środek transportu do specyfiki towaru oraz zadbać od kompletność dokumentacji. W zależności od typu ładunku, znaczenie może mieć np. kontrola temperatury, odpowiednie zabezpieczenie czy organizacja właściwych warunków załadunku. Przed nawiązaniem współpracy warto sprawdzić zakres odpowiedzialności obu stron, wymagane ubezpieczenie, zasady zgłaszania szkód czy sposób postępowania przy zaginięciu lub uszkodzeniu towaru.
Dostępność różnych form transportu
Firma spedycyjna powinna dopasować sposób przewozu do specyfiki, budżetu i stopnia pilności dostawy. Na trasach krajowych i europejskich odpowiednią elastyczność zapewnia spedycja drogowa, a transport drogowy FTL(Full Truck Load) jest wyjątkowo korzystny przy partiach zajmujących całą przestrzeń pojazdu. W przypadku ładunków pilnych lub wartościowych, optymalnym rozwiązaniem okazuje się spedycja lotnicza. Przy większych wolumenach i dłuższych dostawach, optymalna może być natomiast spedycja morska. W niektórych przypadkach warto postawić na transport kolejowy czy intermodalny. Firma JCSS organizuje sprawne przewozy drogowe, lotnicze, kolejowe i morskie, a także zajmuje się obsługę celną, magazynowaniem i przeładunkami.
Jakość usług
Przed nawiązaniem długoterminowej współpracy warto ustalić sposób, w jaki oceniana będzie jakość usług. Do przydatnych wskaźników należą np. terminowość dostaw, zgodność faktur ze zleceniami oraz czas reakcji na potencjalne trudności. Przyczyny opóźnień i nadmiernych kosztów powinny być regularnie usuwane. Nie bez znaczenia pozostaje też elastyczność współpracy. Spedytor powinien być otwarty na obsługę większego wolumenu, zmianę opakowań czy nowe kierunki dostaw. Odpowiednia firma transportowa może sprawnie rozwijać swoje działania razem z klientem, aby zapewnić stabilność całego procesu.
