Nowy kontrakt transportowy oznacza możliwość zwiększenia przychodów, ale również dodatkowe obowiązki organizacyjne. Firma musi zapewnić odpowiednią liczbę pojazdów, kierowców i zasobów technicznych, a następnie utrzymać ich dostępność przez cały okres współpracy z klientem.
Zbyt mała flota może prowadzić do opóźnień i problemów z realizacją zleceń. Z kolei zakup większej liczby samochodów bez dokładnej analizy zapotrzebowania zwiększa ryzyko utrzymywania niewykorzystanych pojazdów. Dlatego rozbudowę floty warto rozpocząć od oceny wymagań kontraktu, a nie od poszukiwania konkretnych ciężarówek.
Określ rzeczywiste zapotrzebowanie na pojazdy
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie liczby kursów, długości tras oraz częstotliwości załadunków i rozładunków.
Nie zawsze jeden samochód oznacza możliwość obsługi jednej trasy dziennie. Na wydajność wpływają czas przejazdu, obowiązkowe odpoczynki kierowcy, oczekiwanie na załadunek oraz ograniczenia związane z dostępnością infrastruktury.
Przy planowaniu należy uwzględnić:
- liczbę punktów załadunku i rozładunku,
- średnią długość trasy,
- czas realizacji pojedynczego kursu,
- masę i objętość przewożonych ładunków,
- wymagane terminy dostaw,
- sezonowe zmiany liczby zamówień,
- dostępność kierowców.
Na tej podstawie można określić minimalną liczbę pojazdów potrzebnych do obsługi kontraktu oraz oszacować zapotrzebowanie na rezerwę transportową.
Dobierz pojazdy do rodzaju ładunku
Liczba ciężarówek nie jest jedynym parametrem. Równie ważne jest właściwe dopasowanie zabudowy i możliwości technicznych samochodu.
Przykładowo transport produktów spożywczych wymagających kontrolowanej temperatury będzie potrzebował innego wyposażenia niż przewóz materiałów budowlanych czy standardowych ładunków paletowych.
Przed rozpoczęciem współpracy warto ustalić, czy kontrakt wymaga:
- naczep kurtynowych,
- chłodni,
- pojazdów z windą załadowczą,
- specjalistycznych systemów mocowania,
- określonej kubatury przestrzeni ładunkowej,
- dodatkowego wyposażenia do obsługi towaru.
Niedopasowany pojazd może ograniczyć możliwości realizacji przewozów, nawet jeśli jego dopuszczalna masa całkowita odpowiada wymaganiom.
Sprawdź, czy potrzebujesz własnej floty
Nowy kontrakt nie zawsze uzasadnia natychmiastowy zakup samochodów. Przedsiębiorstwo powinno przeanalizować czas trwania współpracy, przewidywaną liczbę zleceń oraz możliwość wykorzystania pojazdów po jej zakończeniu.
Jeżeli kontrakt trwa kilka miesięcy, zakup ciężarówek może wiązać się z ryzykiem ich późniejszego niewykorzystania. Przy wieloletniej współpracy firma może natomiast rozważyć zakup, leasing lub wynajem długoterminowy.
Znaczenie ma również dostępny kapitał. Środki przeznaczone na zakup pojazdów nie będą mogły zostać wykorzystane na inne potrzeby, takie jak zatrudnienie kierowców, rozwój zaplecza czy zwiększenie możliwości operacyjnych.
Wynajem długoterminowy przy stałym zapotrzebowaniu na transport
Jednym z rozwiązań jest wynajem łączący dostęp do pojazdów z uzgodnionym zakresem usług technicznych i administracyjnych. Fraikin oferuje wynajem długoterminowy samochodów dostawczych i ciężarowych, obejmujący między innymi finansowanie, ubezpieczenie, przeglądy i zarządzanie serwisem. Szczegóły usługi: https://www.fraikin.pl/pl/wiedza/wynajem-dlugoterminowy.
Wybór modelu finansowania powinien uwzględniać przede wszystkim czas użytkowania pojazdu i przewidywane przebiegi. Im dokładniej firma potrafi określić przyszłe zapotrzebowanie, tym łatwiej dopasować warunki umowy.
Zaplanuj rezerwę na wypadek przestojów
Przygotowanie floty nie kończy się na zapewnieniu liczby samochodów odpowiadającej codziennym zleceniom.
Trzeba uwzględnić również planowane przeglądy, awarie, naprawy powypadkowe oraz okresowe ograniczenia dostępności kierowców. Jeżeli każda ciężarówka jest stale wykorzystywana, nawet krótki przestój może zaburzyć harmonogram.
Nie zawsze oznacza to konieczność utrzymywania dodatkowego pojazdu na stałe. W zależności od rodzaju działalności można wykorzystać samochody zastępcze, wynajem krótkoterminowy lub współpracę z innymi przewoźnikami.
Istotne jest wcześniejsze określenie procedury działania. Organizowanie zastępstwa dopiero w momencie awarii zwykle pozostawia mniej możliwości wyboru.
Monitoruj realizację kontraktu
Po uruchomieniu nowej trasy warto regularnie analizować rzeczywiste wykorzystanie floty.
Do podstawowych wskaźników należą przebieg pojazdów, liczba wykonanych kursów, czas przestojów, zużycie paliwa oraz koszt transportu przypadający na zlecenie.
Dane pozwalają sprawdzić, czy liczba samochodów odpowiada potrzebom i czy trasy zostały prawidłowo zaplanowane. Mogą też wskazywać miejsca wymagające zmian, na przykład długie oczekiwanie na załadunek albo częste przejazdy bez ładunku.
Rozbudowa floty powinna wynikać z rentowności kontraktu
Nowe zlecenie nie zawsze oznacza potrzebę zakupu dodatkowej ciężarówki. Najpierw należy ocenić, czy obecna flota może obsłużyć większy wolumen po zmianie harmonogramu lub organizacji tras.
Jeżeli potrzebne są kolejne pojazdy, decyzję warto oprzeć na analizie całego okresu współpracy. Należy uwzględnić koszty finansowania, paliwa, pracy kierowców, serwisu oraz ewentualnego niewykorzystania samochodów.
Dobrze przygotowana flota powinna umożliwiać terminową realizację kontraktu, ale nie generować niepotrzebnych kosztów w okresach mniejszej liczby zleceń.
